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Uno de los módulos financieros con los cuales he tenido el placer de trabajar es “Cuenta por pagar y las emisiones de cheques”.

Este apartado tiene toda una gama de transacciones especializadas, aun reduciendo el tema a solo emisiones de cheques. Tenemos desde la creación hasta la anulación y hasta reimpresión.

Lo interesante de este módulo, es que aun con todas las funcionalidades segmentadas, resulta compleja la ejecución de cada una de ellas, y es que cuando hablamos de anular un cheque ya emitido, rondan todas las dudas del mundo.

Por ahora solo me detendré en este punto, no pretendo explicar todos los procesos de cheques, quizás en otra ocasión -_-.

Anular un cheque ya emitido. Como llega el departamento contable a este punto, antes de pasar el caso a soporte y consultores del área. Pues es el resultado de una mala logística aplicada, dado que el cheque debe ser lo último en realizar antes de cerrar el flujo de documentos, y para llegar a este paso, se supone en teoría, que la cuenta paso por varios departamentos de aprobaciones y validaciones. Por tal motivo cuando se produce este escenario, la anulación del documento contable resulta imposible.

Punto principal de este texto, los cheques emitidos no pueden modificarse. A continuación, los paso que producen este cuestionamiento.

  1. 1-Registro de factura de proveedor.
  2. 2-Analisis de cuenta.
  3. 3-Aprobacion y emisión de solicitud de pago.
  4. 4-Ejecucion del pago (Con o sin impresión de cheque)
  5. 5-Validacion física.
  6. 6-Envio, entrega del cheque al proveedor.

Listo, estos son los pasos que deben ser rigurosos para no caer en el tema de anulación de pago sin cancelación de cheques. El sistema SAP, emite los números de cheques apoyándose de los asientos contables, por tal motivo un cheque por sí solo no tiene elementos suficientes como para persistir en el sistema. De aquí parte la contradicción para los usuarios contables, puesto que, en busca de rectificar alguna factura, requieren poder anular el pago para liberar el documento origen, y así poder armar nuevamente el proceso.

En vista que igual todo quedara con el mismo monto de pago y no van a variar las cuentas de mayor, para los contables es un proceso hasta lógico.

En ocasiones hasta me convencen y termino buscando en la fuente de informaciones emitida por el mismo SAP, para ver si hay realizado algún parche o una actualización, que permita a los usuarios realizar lo que necesitan:

  1. Anulación de Pago.
  2. Anulación de Factura.
  3. Registro de nueva Factura.
  4. Emisión de Pago.
  5. Asignación de cheque antiguo al nuevo pago.

Pero siempre encuentro las mismas indicaciones de SAP, el cheque no sobrevive sin documento contable. De esa manera, es inevitable el tener que anular el cheque antes de reversar los documentos.

Sin embargo, hay un truco de expertos, que puede ayudar con este proceso, solo debemos usar las transacciones correctas.

Propuesta a este tranque.

  1. 1-Registros de nuevas facturas con valores correctos.
  2. 2-compensacion de factura por vía de pago.
  3. 3-Asignacion de cheque.
  4. 4-Cangear el cheque antiguo, con el nuevo cheque.
  5. 5-Anulacion de los documentos contables y facturas del proceso que contiene el error.

Aunque esta es una salida para el problema, es engorrosa y requiere estar con los ojos abiertos en cada proceso.

Por el momento paramos aquí, pero seguimos en una próxima entrega…

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